Ni kan koppla Brightcalls telefoni till HubSpot via en officiell app i HubSpot Marketplace. När en administratör har anslutit appen loggas samtal och utfall på rätt kontakt, och ni kan starta samtal från arbetsflöden i HubSpot. I den här guiden går vi igenom vad integrationen gör, hur ni sätter upp den och vad ni bör tänka på. En översikt finns också på vår sida om HubSpot-integrationen.
Boka demo — Vi erbjuder en pilot.
Vad ni får när telefonin är kopplad till HubSpot
Beskrivningen nedan följer Brightcalls officiella installationsguide. Det är alltså det vi stödjer i integrationen, inte en lista på allt som går att önska sig av ett CRM.
- Samtal och leads sparas automatiskt. Leads, affärer och förfrågningar från Brightcall landar i HubSpot, utan att någon ska kopiera uppgifter för hand.
- Ägarskap efter samtalet. Den medarbetare som pratade med personen kan automatiskt anges som ägare på kontakten i HubSpot.
- Rätt person får återuppringningen. Om en befintlig kontakt ber om att bli uppringd via Brightcall kopplas samtalet till den ägare som redan är angiven i HubSpot.
- Inspelningen följer med kontakten. En kommentar med samtalsinspelningen läggs till på leadet eller kontakten. Mer om inspelningar finns på sidan om samtalsinspelning och transkribering.
- Anpassade fält följer med. Uppgifter som samlas in under samtalet eller i ett formulär kan sparas i era egna fält i HubSpot.
- Sökning och skapande av kontakter. Efter samtalet söker integrationen efter en befintlig kontakt utifrån telefonnummer eller e-post. Finns en träff uppdateras den. Annars skapas en ny kontakt.
- Samtal från arbetsflöden i HubSpot. I HubSpot-workflows finns en Brightcall-åtgärd. Ni kan starta ett samtal när ett villkor uppfylls, till exempel när någon har skickat in ett formulär, slutfört en registrering, tittat på en offert eller svarat på ett mejl.
Det finns också en officiell app i Marketplace för att ringa från själva kontaktkortet i HubSpot. Vilken app som passar er går vi igenom i en demo.
Så kopplar ni Brightcall till HubSpot
Uppsättningen görs av en administratör i ert HubSpot-konto:
1. Gå till Brightcalls app i HubSpot Marketplace, eller öppna integrationssidan från vår guide. 2. Välj det HubSpot-konto ni vill koppla. 3. Klicka på Connect app för att ge appen behörighet.
När stegen är klara bekräftar vårt team att kopplingen är igång. Det tar vanligtvis en till två arbetsdagar. Därefter bör ni testa ett samtal och kontrollera att det landar på rätt kontakt, med rätt ägare och rätt fält, innan ni rullar ut till hela teamet.
En mer allmän bild av hur telefoni och CRM hänger ihop finns i vår översikt över CRM-integrationer.
Så kan en vanlig dag se ut
En förfrågan kommer in via ett formulär på webbplatsen. Ett arbetsflöde i HubSpot startar ett samtal. En ledig säljare – eller, om ni har valt det, en AI-agent – tar samtalet. När luren läggs på finns kontakten i HubSpot, med inspelning, utfall och nästa steg. Säljaren behöver inte växla mellan underlag för att minnas vad som sades.
Om personen redan fanns som kontakt uppdateras den befintliga posten. Om det är någon ny skapas en kontakt. Ägaren är den som faktiskt hade samtalet, eller den som redan var ansvarig, beroende på de regler ni har valt. Det är just den här vardagen integrationen är till för: färre glapp mellan »någon hörde av sig« och »det syns i HubSpot«.
Vad integrationen inte gör åt er
Den ersätter inte en genomtänkt säljprocess. Ni behöver fortfarande bestämma vilka formulär som ska leda till samtal, vilka fält som är viktiga och när en människa ska ta över. Integrationen ser till att samtalet och resultatet hamnar på rätt ställe. Själva kvaliteten i samtalet, manuset och uppföljningen är fortfarande ert ansvar – och något vi gärna går igenom i en demo.
Vad ni bör tänka på innan ni går live
Bestäm matchningsregler. Integrationen söker på telefonnummer och e-post. Gå igenom hur ni hanterar dubletter, växelnummer och kontakter utan e-post.
Enas om ägarskap. Om säljaren som tog samtalet automatiskt blir ägare i HubSpot, stämmer det med hur ni redan fördelar leads? Justera innan ni slår på det för alla.
Mappa fälten. Vilka uppgifter från samtalet ska hamna i vilka HubSpot-fält? Gör den listan kort och tydlig.
Bygg ett första arbetsflöde, inte tio. Ett konkret villkor, till exempel »nytt formulär från webbplatsen ska leda till ett samtal«, är ett bättre första steg än att automatisera hela tratten på en gång.
GDPR och inspelning. Om samtal spelas in behöver ni informera den ni pratar med och ha rättslig grund. Brightcall anger datalagringsplatsen som EU/EES. Gå igenom detta internt innan något går live.
Testa i liten skala. Vi erbjuder en pilot. Testa med ett team eller en leadkälla, lyssna på några samtal och läs vad som landade i HubSpot, innan ni öppnar för fler.
Vanliga frågor
Hur kopplar vi Brightcall till HubSpot?
En administratör i HubSpot går till Brightcalls app i HubSpot Marketplace, väljer rätt konto och klickar på Connect app. Därefter bekräftar vårt team att kopplingen är igång, vanligtvis inom en till två arbetsdagar.
Vad hamnar i HubSpot efter ett samtal?
Samtalet loggas på rätt kontakt. En kommentar med inspelningen läggs till, anpassade fält sparas, och den som tog samtalet kan tilldelas som ägare. Om ingen kontakt finns med samma telefonnummer eller e-post skapas en ny.
Kan vi starta ett samtal från ett arbetsflöde i HubSpot?
Ja. I HubSpot-workflows finns en Brightcall-åtgärd som kan starta ett samtal när ett villkor uppfylls, till exempel när någon har skickat in ett formulär, registrerat ett konto eller svarat på ett mejl.
Vad händer om personen redan finns som kontakt i HubSpot?
Integrationen söker efter en befintlig kontakt utifrån telefonnummer eller e-post. Finns en träff uppdateras den. Om samma kontakt sedan ber om att bli uppringd kopplas samtalet till den ägare som är angiven i HubSpot.
Behöver vi en utvecklare?
Nej, inte för grundkopplingen. En HubSpot-administratör ansluter appen, och vi går tillsammans igenom fält och regler. Mer avancerade arbetsflöden sätter ni upp i HubSpot på vanligt sätt.
Var lagras uppgifterna?
Själva kontaktuppgifterna ligger kvar i ert HubSpot-konto. Brightcall anger datalagringsplatsen för vår del som EU/EES. Gå igenom inspelning och dataskydd med den som ansvarar för GDPR innan ni går live.
Vill ni se hur telefonin skulle fungera med ert CRM? Boka demo. Vi erbjuder en pilot.